Sběr semenného materiálu, odběr částí rostlin nebo vyzvedávání z přirozeného zmlazení, jde-li o identifikovaný, selektovaný, kvalifikovaný nebo testovaný reprodukční materiál je dodavatel povinen oznámit pověřené osobě nejméně 15 dnů předem, stejně tak i oznámení o sloučení reprodukčního materiálu.
V případě sběru reprodukčního materiálu není-li vlastníkem zdroje sám dodavatel, musí být součástí oznámení o sběru též souhlas vlastníka zdroje reprodukčního materiálu (nebo jeho oprávněného zástupce) s úředně ověřeným podpisem, popřípadě při elektronické komunikaci může být dokument podepsán elektronickým podpisem.
je žadatel povinen předložit pověřené osobě nejpozději do 21 kalendářních dnů po ukončení sběru semenného materiálu, odběru částí rostlin nebo vyzvedávání sadebního materiálu z přirozeného zmlazení, přičemž dnem ukončení tohoto sběru se rozumí poslední den, kdy sběr reprodukčního materiálu proběhl.
Po ukončení a případně i namátkové kontrole sběru reprodukčního materiálu pověřená osoba ÚHÚL po obdržení žádosti o vystavení potvrzení o původu vystavuje Potvrzení o původu. Potvrzení o původu je jakýsi „rodný list“ reprodukčního materiálu a obsahuje všechny důležité informace o získaném reprodukčním materiálu. Dokládá, že oddíl reprodukčního materiálu lesních dřevin, který má být uváděn do oběhu, pochází z uznaného zdroje reprodukčního materiálu v kategorii identifikovaný, selektovaný, kvalifikovaný nebo testovaný. Tím budeme znát cestu reprodukčního materiálu od jeho vzniku až po jeho uplatnění při obnově lesa. Pověřená osoba vystaví potvrzení o původu do 10 dnů ode dne doručení žádosti.