K nejdůležitějším povinnostem dodavatele reprodukčního materiálu podle zákona č. 149/2003 Sb. mj. patří:
Vedení evidencí
Dodavatel je povinen vést evidenci o každém oddílu reprodukčního materiálu, který uvedl do oběhu, a tuto evidenci uchovávat po dobu 10 let od uvedení do oběhu.
Držitel licence, který je provozovatelem lesní školky, je povinen vést evidenci o lesní školkařské činnosti provozované v rámci licence a tuto evidenci uchovávat po dobu 10 let.
Předkládání záznamů pověřené osobě – hlášení dodavatele
Držitel licence je povinen předložit pověřené osobě do 15. ledna každého kalendářního roku záznamy o každém oddílu reprodukčního materiálu, který měl v držení k 31. prosinci předchozího kalendářního roku nebo který uvedl do oběhu do 31. prosince předchozího kalendářního roku, a evidenci o lesní školkařské činnosti provozované do 31. prosince předchozího kalendářního roku v rámci licence, nebo sdělení, že za uvedené období žádný reprodukční materiál do oběhu neuvedl ani neprovozoval lesní školkařskou činnost v rámci licence.
Šablona pro hlášení dodavatele ve formátu .XSD
Šablona hlášení dodavatele ve formátu .XLS
Splnění povinnosti předkládat hlášení dodavatele, popř. nulové hlášení, všemi držiteli licencí je možné několika způsoby:
a) v elektronické podobě ve formátu *.XML
Programy na evidenci školkařské činnosti povětšinou dovedou vyexportovat hlášení dodavatele ve výměnném formátu *.XML. Tento soubor je pak možné načíst přes webové rozhraní umístěné na stránkách portálu eAGRI, a to na adrese http://eagri.cz/public/app/uhul/ERMA2. Data jsou automaticky zpracována a načtena do DS ERMA2. Tento způsob je pro dodavatele administrativně nejméně náročný a nejvýhodnější. Při načítání *.XML dochází k ověření správnosti předkládaných údajů. Z důvodu zabezpečeného a lépe doložitelného předávání hlášení dodavatele ve formátu *.XML je pro předkladatele hlášení v této podobě výhodné využít stránku s chráněným přístupem. Dodavatelé, kteří již chráněný přístup mají, jej mohou využít.
b) vyplněním formulářů na webových stránkách portálu eAGRI
Dodavatelé, kteří nepoužívají žádný speciální evidenční software, mohou hlášení pověřené osobě předat on-line pomocí formulářů umístěných na stránkách portálu eAGRI, a to na adresehttp://eagri.cz/public/app/uhul/ERMA2. Formuláře mají vzhled tabulek, do kterých je možné přímo na internetové stránce vyplňovat požadované údaje a jsou v zásadě stejné jako doposud využívané formuláře *.XLS. Potvrzením správnosti a úplnosti vložených dat jsou data automaticky načtena do DS ERMA2. Tento způsob je pro dodavatele výhodný zejména proto, že při vkládání dochází k ověřování správnosti vkládaných údajů. Z důvodu zabezpečeného a lépe doložitelného předávání hlášení dodavatele ve formátu *.XLS je pro předkladatele hlášení v této podobě výhodné využít stránku s chráněným přístupem. Dodavatelé, kteří již chráněný přístup mají, jej mohou využít.
c) vyplnění formulářů a jejich odeslání pověřené osobě
Dodavatelé, kteří nepoužívají žádný evidenční software a nedisponují připojením k internetu, mohou hlášení pověřené osobě předložit na vyplněných formulářích buď v digitální podobě jako soubor *.XLS nebo v analogové podobě vyplněním vytištěných formulářů. Formuláře jsou ke stažení na webových stránkách www.uhul.cz, na portálu eAGRI v odkazu ERMA2 nebo k vyzvednutí na příslušných pobočkách pověřené osoby. Vyplněné formuláře je možné zaslat pověřené osobě buď poštou na adresu Ústav pro hospodářskou úpravu lesů, Nábřežní 1326, 250 01 Brandýs nad Labem nebo elektronickou poštou na adresu podatelna@uhul.cz Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. .
Hlášení dodavatele předkládejte včas, v termínu od 1. 1. do 15. 1. každého kalendářního roku. Dbejte na správnost údajů v hlášení, bezchybně uvádějte čísla uznaných jednotek, dodržujte tvar označení potvrzení o původu a průvodního listu, bezchybně uvádějte jednotky množství, výměry apod. Chybná hlášení bude pověřená osoba vracet jejich autorům k opravě (v opakovaných případech nebo v případech výskytu nadměrného množství chyb s možným postihem orgánem státní správy).
Preferujte, prosím, digitální podobu hlášení ve výměnném formátu *.XML nebo on-line vložení pomocí formulářů *.XLS na portálu eAGRI, což usnadní a zejména urychlí práci při naplňování databáze DS ERMA2. Z takto načtených dat lze potom rychleji vygenerovat sumární údaje v oblasti uvádění do oběhu reprodukčního materiálu lesních dřevin, které mohou být následně cenné i pro Vás. Bezchybné předkládání hlášení dodavatele také může významným způsobem snižovat frekvenci kontrol Vaší činnosti.
