Systém náležité péče jeho vedení a hodnocení

Hospodářské subjekty a o shromažďují informace, doklady a údaje, které prokazují, že relevantní produkty jsou v souladu s nařízením, a uchovávají je po dobu pěti let ode dne uvedení relevantních produktů na trh nebo jejich vývozu.:

1. popis relevantních produktů,
2. množství relevantních produktů (v případě dovozu/vývozu v kilogramech čisté hmotnosti, v ostatních případech hmotnost / objem / počet jednotek),
3. země produkce,
4. geolokalizace (souřadnice) všech pozemků (zařízení), kde byly relevantní komodity vyprodukovány (skot chován), a datum nebo časové rozmezí produkce,
5. kontaktní údaje dodavatele,
6. kontaktní údaje odběratele,
7. přiměřeně přesvědčivé a ověřitelné informace o tom, že relevantní produkty nezpůsobují odlesňování,
8. přiměřeně přesvědčivé a ověřitelné informace o tom, že relevantní komodity byly vyprodukovány v souladu s příslušnými právními předpisy země produkce.

Shromažďované informace je nutné přezkoumat za účelem stanovení rizika nesouladu produktu s nařízením, posouzení rizik zdokumentovat a alespoň jednou ročně přezkoumat.

Posouzení rizik zohledňuje zvláště tato kritéria:

1. rizikovost země produkce,
2. výskyt lesů v zemi produkce,
3. výskyt původních obyvatel v zemi produkce,
4. konzultace a spolupráce s původními obyvateli v zemi produkce,
5. využívání nebo vlastnictví půdy původními obyvateli,
6. rozšířenost odlesňování nebo znehodnocování lesů v zemi produkce,
7. další dostupnou relevantní dokumentaci,
8. míra korupce, rozšířenost padělání dokumentů a údajů, nedostatečné prosazování práva, porušování mezinárodního práva v oblasti lidských práv, ozbrojený konflikt nebo existence sankcí uvalených Radou bezpečnosti OSN nebo Radou Evropské unie,
9. složitost relevantního dodavatelského řetězce a fáze zpracování relevantních produktů, zejména obtíže s propojováním relevantních produktů s pozemkem, kde byly relevantní komodity vyprodukovány,
10. riziko obcházení tohoto nařízení nebo smísení s relevantními produkty neznámého původu nebo vyrobenými v oblastech, kde došlo nebo dochází k odlesňování nebo znehodnocování lesů,
11. závěry ze zasedání skupin odborníků Komise, které podporují provádění tohoto nařízení, zveřejněné v rejstříku skupin odborníků Komise,
12. tvrzení o nedodržování nařízení (tzv. „opodstatněné obavy“),
13. veškeré informace, které by poukazovaly na riziko, že relevantní produkty jsou nevyhovující,
14. doplňující informace o souladu s tímto nařízením.

Jedná se o povinnost vytvořit zásady, dohled a postupy ke zmírnění a účinnému řízení zjištěných rizik nesouladu relevantních produktů. Součástí jsou vzorové postupy řízení rizik, podávání zpráv, vedení záznamů, vnitřní dohled a řízení souladu.

V případě, že bylo zjištěno riziko nesouladu vyšší než zanedbatelné, je nutné přijmout a zdokumentovat adekvátní opatření k jeho snížení. Tyto postupy a opatření mohou zahrnovat:

• vyžádání dalších informací, údajů nebo dokumentů,
• provedení nezávislých průzkumů nebo auditů,
• přijetí jiných opatření.

Pokud hospodářský subjekt nemůže shromáždit požadované informace, nebo zjistí vyšší než zanedbatelné riziko a není schopen ho zmírnit na zanedbatelnou úroveň, musí upustit od uvedení na trh nebo zpřístupnění relevantního produktu dalším článkům řetězce nebo jeho vývozu. Na trh lze tedy umisťovat pouze produkty se zanedbatelným rizikem.

Zařazení zemí podle rizika je v kompetenci Evropské komise.

• Nízké riziko
  Země nebo jejich části, u nichž posouzení vedlo k závěru, že existuje dostatečná jistota, že případy produkce relevantních komodit, jejichž relevantní produkty nejsou v souladu s nařízením jsou v těchto zemích nebo jejich částech výjimečné.
• Střední riziko
  Země nebo jejich části, které nespadají do kategorie „vysoké riziko“ ani do kategorie „nízké riziko“.
• Vysoké riziko
  Země nebo jejich části, u nichž posouzení vedlo ke zjištění, že v těchto zemích nebo jejich částech existuje vysoké riziko produkce relevantních komodit, jejichž relevantní produkty nejsou v souladu s nařízením.

Zařazení vychází především z těchto hodnotících kritérií:

1. a) míra odlesňování a znehodnocování lesů,
2. b) míra rozšiřování zemědělské půdy pro relevantní komodity,
3. c) trendy produkce relevantních komodit a relevantních produktů.

• Pro hospodářské subjekty není povinnost plnit vybrané části náležité péče – bod 2 a 3 (Posouzení a zmírnění rizik) v případě, že všechny relevantní komodity byly vyprodukovány a relevantní produkty vyrobeny v zemích nebo jejich částech, které byly zařazeny do kategorie „nízké riziko“.
• Splnění podmínky se zjišťuje na základě posouzení:
  • složitosti dodavatelského řetězce,
  • rizika obcházení nařízení,
  • rizika smísení s produkty neznámého původu nebo pocházejícími ze zemí nebo jejich částí zařazených do kategorie „vysoké riziko“ nebo „standardní riziko“.
• Hospodářský subjekt musí být v takových případech schopen předložit relevantní dokumentaci prokazující, že existuje zanedbatelné riziko obcházení tohoto nařízení nebo smísení s produkty neznámého původu nebo obcházejícími ze zemí nebo jejich částí zařazených do kategorie „vysoké riziko“ nebo „standardní riziko“.

Referenční čísla prohlášení o náležité péči, na která hospodářský subjekt odkazuje, zahrne do svých prohlášení o náležité péči.

• Od hospodářských subjektů, které jsou malými a středními podniky, se nevyžaduje provedení náležité péče k těm produktům, u nichž již byla vykonána náležitá péče a předloženo prohlášení o náležité péči v Informačním systému. V takovém případě tyto hospodářské subjekty pouze evidují referenční čísla těchto souvisejících prohlášení.
• Hospodářské subjekty a obchodníci, které nejsou malými a středními podniky (velké podniky), mohou odkazovat na prohlášení o náležité péči, která již byla předložena, až poté, co se přesvědčí, že tato náležitá péče byla vykonána v souladu s požadavky nařízení.

• Povinnost podávání zpráv o svém systému náležité péče (včetně opatření přijatých k plnění povinností stanovených k výkonu náležité péče), každoročně, veřejně, v co nejširší míře, a to i prostřednictvím internetu.

• Hospodářské subjekty bez ohledu na velikost podniku a obchodníci, kteří jsou velkými podniky uchovávají veškerou dokumentaci související s náležitou péčí (záznamy, opatření a postupy) včetně záznamů o podaných prohlášeních po dobu nejméně pěti
• Obchodníci, kteří jsou malými a středními podniky, shromažďují a uchovávají po dobu nejméně pěti let ode dne dodání na trh následující informace týkající se relevantních produktů, které hodlají dodat na trh:
  • kontaktní údaje hospodářských subjektů nebo obchodníků, kteří jim dodali relevantní produkty a referenční čísla souvisejících prohlášení o náležité péči,
  • kontaktní údaje hospodářských subjektů nebo obchodníků, kterým dodali relevantní produkty.